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  • ¿Tu empresa es eficiente tecnológicamente?

    Posted on 6 marzo, 2013 by Instituto Mm in Tecnología comercial.

    La mayor parte de los gestores de cualquier compañía difícilmente podrían responder a esta pregunta con seguridad, incluso posiblemente ni siquiera se han planteado la necesidad de obtener este tipo de eficiencia. Pero si pensamos un poco, se convierte en una tarea prioritaria: Actualmente las organizaciones dependen en un grado muy alto de la tecnología, si está no es eficiente, la organización tampoco. En ese sentido realizar una inversión, de tiempo y porque no, económica, conllevará sin duda un retorno interesante a medio/largo plazo.

    En primer lugar debemos definir lo que consideramos eficiencia tecnológica. Desde nuestro punto de vista un sistema de información es eficiente cuando está preparado para integrar, analizar y difundir información de manera eficaz, cumpliendo unos requisitos mínimos:

    • Objetivos definidos en los distintos departamentos que conforman la organización
    • Tecnología y equipo adecuados y bien adaptados
    • Conocimiento sobre las necesidades tecnológicas de la empresa y las de sus empleados.

    Estas premisas son sencillas, inicialmente. Sin embargo la realidad, en muchas ocasiones, es bien distinta. Los sistemas tecnológicos se “quedan atrás”, y empezamos a no poder mantener en control de toda la información que manejamos. El flujo de trabajo de los departamentos de desarrollo y sistemas aumenta, tanto que incluso puede llegar a colapsarlo, con las consecuencias que supone para el resto de la organización, que deja de recibir la información que precisa, no tiene el soporte adecuado, etc. En definitiva, se contagia a toda la organización.

    Así pues reestructurar un departamento de TI (tecnología de información), no es una idea descabellada. El paso inicial es identificar cuando es necesario cambiar los procesos de información, y a continuación plantearnos los objetivos a conseguir, y que nos van a proporcionar cambios positivos para nuestro negocio.

    Evidentemente estas necesidades y cambios serán distintos en cada organización, y de mayor o menor complejidad tecnológica. Sin embargo, y sin entrar en tecnicismos, cualquier sistema debe responder a unas sencillas fórmulas:

    • La entrada de Información a procesar debe entrar, procesarse y distribuirse de forma ordenada en cada Departamento de la organización, en el menor tiempo posible.
    • La comunicación entre los distintos departamentos tiene que ser fluída para solucionar a la mayor brevedad posibles conflictos en datos o en manejo de información.
    • Total adaptación entre los usuarios y conocimientos de las tecnologías utilizadas. Es decir unos empleados bien formados que manejen tecnologías amigables y fáciles de manejar, ya que en ocasiones lo más avanzado no es lo mejor, sino que lo mejor es aquello que optimiza la función para lo que fue diseñado.

    Aún en los tiempos que corren, nuestro consejo es que a la hora de elegir un sistema adecuado para nuestro negocio, no debemos escatimar en gastos, pues la eficiencia de nuestra empresa está en juego. Los beneficios son claros: el bienestar de los empleados, que van a trabajar sin complicaciones ni engorrosos procesos, y por supuesto la mejora de todo nuestro ciclo productivo y administrativo, que los clientes percibirán sin duda, y por tanto aumentará su confianza y fidelidad a nuestra empresa.

    Aunque no es posible definir un sistema de TI estándar, sin embargo si queremos analizar brevemente que elementos mínimos nos pueden ayudar a cumplir las expectativas de un buen sistema de información. Desde nuestro punto de vista actualmente es básico contar con:

    • Un CRM (Costumer relacionship management) que optimiza la gestión comercial.
    • Un ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales que permita manejar la producción, logística, distribución, administración, etc., de la compañía de forma modular e integrada.
    • Una Red local fiable con directorios compartidos por contraseña para especificar niveles de acceso.
    • Una herramienta almacén de documentos para poder tener una buena biblioteca de información colectiva.
    • Una forma de poder acceder a todo lo anterior desde fuera de la empresa de forma segura.
    • Una página web que de información clara y que esté vinculada con las herramientas de trabajo, para interactuar directamente con nuestros clientes cuando quieran contactar con nosotros o realizar pedidos…
    • Una persona que se encargue de la presencia e imagen de la empresa en Internet.

    Y lo más importante de todo, hacer que todo ésto funcione de forma fluida.

    Parece una tarea difícil, pero con orden, objetivos definidos, prioridades y personal cualificado, empresas de cualquier tamaño pueden contar con un sistema de la información moderno, fiable, eficaz y eficiente, y que por tanto se convierta en un factor clave de éxito.

     

    Javier Ballestero Redondo

    Carmen Peña

    Mm Global Action

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